Frivillig

For at være frivillig på SYD FOR SOLEN, skal du være fyldt 18 år. Du må gerne tilmelde dig, inden du fylder 18 så længe, at du er 18 år eller derover, når du har vagt hos os. 

Hvis ikke du er statsborger i EU/EØS, Schweiz eller Norden, skal du have en gyldig dansk arbejds- og opholdstilladelse, som du vil blive bedt om at fremvise forud for din vagt. 

Når du møder ind på din vagt, bliver du i øvrigt bedt om at fremvise biledlegitimation.

Vi bruger In2Event som vores vagtplanlægningssystem. Det er her, du tilmelder dig som frivillig, får tildelt dine vagter, og hvor vi også kommunikerer med dig op til og under festivalen. 

Når du får tildelt en vagt, modtager du en e-mail med en briefing. Briefingen er et “levende” dokument, som løbende bliver opdateret med vigtig information – fx kort over festivalpladsen, tjek-ind info og andre praktiske detaljer. Det er derfor vigtigt, at du selv holder øje med din briefing frem mod din vagt. 

Har du spørgsmål, kan du altid skrive til [email protected] , men forvent længere svartid fra d. 1/8, hvor vi får travlt med at gøre klar til årets festival. 

Som frivillig kan du vælge at arbejde før, under eller efter festivalen. For hver vagt du tager som frivillig, får du en billet til en valgfri dag. Længden på en vagt er 8 timer, uanset om du arbejder i opbygningen, under festivalen, eller i nedtagningsperioden. 

Før og efter festivalen er det især praktiske opgaver, der skal løses. Regn med at de kræver en vis fysik. Du vil fx kunne blive sat til at male, indrette vogne/sætte møbler op, bygge podier, fylde barer op mv.  

Når du får tildelt din vagt og modtager en “briefing”, vil denne indeholde information om din vagt samt de opgaver, dit hold varetager. Når du tilmelder dig, beder vi dig om at fortælle os om dine kompetencer og bestræber os på at fordele vagter, så de matcher dine specifikke interesser. Er der ikke flere ledige pladser på dit ønskehold, vil vi placere dig hos et andet team og håber på din forståelse for, at vi gør vores bedste for at få vagtplanen til at gå op og give alle ansøgere en mulighed for en frivilligtjans på SYD FOR SOLEN. 

Hvis I er en gruppe venner, der gerne vil arbejde sammen, kan I ønske det i tilmeldingen. Husk at skrive alles fulde navn. Vi kan ikke 100% love, at I kommer på samme hold, hvis I er mange – men vi vil gøre vores allerbedste.  

Som frivillig får du forplejning på din vagt. Vi gør vores bedste for at imødekomme kostpræferencer eller evt. allergier, men vi kan ikke love, at vi kan dække alle typer allergier. Har du en allergi, der kræver særlig kost, som kan være svær at imødekomme i festivalregi, anbefaler vi, at du selv tager mad med. Vi kan heller ikke garantere, at maden bliver serveret på “normale” spisetider, da pauserne er afhængige af dit vagttidspunkt. Så kom gerne mæt, når din vagt starter. 

Ved tjek ind får du desuden en drikkedunk, som du kan fylde op ved vandposterne

SYD FOR SOLEN er noget, vi skaber sammen! Som frivillig bliver du festivalens ansigt udadtil, og derfor forventer vi, at du: 

• Er et grønt forbillede for vores gæster 

• Møder op til tiden og engagerer dig i din frivilligopgave 

• Møder alle med respekt. Dem, der er anderledes end dig, møder du med åben nysgerrighed. 

• Informerer din områdeleder eller frivilligkontoret, hvis der er problemer, eller hvis du har brug for vores input. 

Når du tilmelder dig som frivillig, forventer vi, at du møder op til din vagt. Vi har selvfølgelig forståelse for, at der kan komme ting i vejen. Skulle du være forhindret i at arbejde, er det vigtigt, du giver besked så hurtigt som muligt. Det er også dit ansvar, at du framelder dig korrekt. Læs regler for afmelding og afbud nedenfor:

Afbud senest d. 13. juli 2026 

Ved afbud senest mandag d. 13. juli 2026 har du mulighed for frit at afmelde dig. Skriv os en besked igennem din profil i In2Event eller en e-mail til [email protected]. Skriv “AFBUD SFS 2026” i emnefeltet. 

Hvis du framelder dig senest d. 13. juli 2026, bliver du IKKE pålagt gebyr, og din afmelding får heller ingen konsekvenser for dine muligheder for at være frivillig hos os i fremtiden. 

Vil du være topnice og holdspiller? Det hjælper os meget, når du selv finder en afløser for din vagt. Hvis du må melde afbud, ville vi sætte stor pris på, hvis du kunne forhøre dig i dit netværk og evt. Skrive din afløsers navn og kontaktoplysninger i din afbudse-mail. 

Når du melder afbud, vil både din vagt og koncertbillet blive annulleret. 

Afbud efter d. 13. juli 2026 

Ved afbud efter mandag d. 13. juli 2026 vil du blive pålagt et administrationsgebyr på 350 kr.. Dette skyldes, at vi har brugt arbejdstimer på at få vagtplanen ti at gå op, og skal bruge extra tid på at finde en afløser. 

Vil du undgå at betale administrationsgebyr? Så vil vi bede dig om, at du selv finder en afløser for din vagt. Skriv din afløsers navn og kontaktoplysninger i din afbudse-mail. Bemærk, at hvis din afløser ikke accepterer vagten, vil vi stadig sende dig en faktura på 350 kr. 

Når du melder afbud, vil både din vagt og koncertbillet blive annulleret. 

Bemærk, at hvis du har flere vagter og melder fra til én af dem, er ovenstående regler stadig gældende. 

Afbud ved sygemelding efter mandag d. 13. juli 2026

SYD FOR SOLEN forbeholder sig retten til at bede dig om at fremvise relevant og gyldig dokumentation på, at du er blevet syg, fx en lægeerklæring. Denne skal fremvises senest 5 arbejdsdage efter dit afbud til [email protected]. Evt. udgifter i forbindelse med at indhente relevant dokumentation betales af den frivillige.

Hvis du IKKE kan fremvise gyldig dokumentation for din sygdom, vil dit fravær blive registreret som “udeblivelse fra vagt” (se længere nede), og du vil blive pålagt et gebyr. 

• Hvis vi kan se, at din koncertbillet er indløst, vil du blive pålagt et gebyr svarende til 1.050 kr (billetprisen for dagsbillet i 1. pulje) + 350 kr  i administrationsgebyr.  

• Hvis din billet ikke er indløst, vil vi sende dig en faktura på 350 kr i administrationsgebyr 

Vi har dog allermest lyst til, at du kommer med som frivillig på SYD FOR SOLEN. Og ved sygdom på din arbejdsdag, vil vi gerne tilbyde alternative løsningsmuligheder. 

• Din vagt omplaceres: Vi finder en ny vagt til dig på et senere tidspunkt. 

• Du finder selv en afløser: Du skriver os en mail med din afløsers navn og kontaktoplysninger. Bemærk, at den nye frivillig skal acceptere vagten før vi fjerner dit gebyr. Har du allerede indløst din koncertbillet og finder en afløser, får han/hun ikke en ny koncertbillet. Hvis du ikke har indløst din billet, og din afløser ønsker at se koncerter en anden dag, end dig, får han/hun lov selv at vælge sin koncertdag. 

Udeblivelse 

Hvis du udebliver fra din vagt uden at informere frivilligkontoret ([email protected]), vil du blive pålagt et gebyr. 

• Hvis vi kan se, at din koncertbillet er indløst, vil du blive pålagt et gebyr svarende til 1.050 kr (billetprisen for dagsbillet i 1. pulje) + 350 kr  i administrationsgebyr.

• Hvis din billet ikke er indløst, vil du blive pålagt 350 krs administrationsgebyr 

• Husk, at 1 vagt er lig med 1 koncertbillet. Har du gennemført 1 vagt, været på festival i 2 dage og udeblevet fra din sidste vagt, vil din udeblivelse fra sidste vagt blive behandlet separat fra din første vagt.  

SYD FOR SOLEN har en 0-tolerance i forhold til alkohol og euforiserende stoffer. Det betyder, at du er 100% ædru og upåvirket, når du møder ind til en vagt og bliver ved med at være det, så længe du er på arbejde. Er du på nogen måde påvirket, resulterer det i bortvisning og annullering af din koncertbillet. Hvis du allerede har brugt din koncertbillet og møder op uarbejdsdygtig, skal du tilbagebetale billetprisen.

Hvad du vælger at gøre når din vagt er slut, er naturligvis helt op til dig. 

Som frivillig repræsenterer du festivalen, og vi regner derfor med, at du opfører dig ansvarligt og professionelt over for gæster, samarbejdspartnere og artister. Vi beder dig om at respektere artisternes privatliv og arbejdsro og ikke tage billeder eller video af dem, bede om autografer, eller kontakte dem på andre måder.

Hvis du som frivillig bliver kontaktet af pressen og bedt om en udtalelse, skal du henvise til Frivilligkoordinator. Du må ikke udtale dig til pressen uden forudgående aftale med Frivilligkontoret.

Selvom en camp under stjernerne i Valbyparken kunne være hyggeligt, er det ikke tilladt. SYD FOR SOLEN har desværre ikke mulighed for at stille overnatningsmuligheder til rådighed.  

SYD FOR SOLEN har en lovpligtig ansvars- og arbejdsskadeforsikring for alle frivillige. Den dækker personskader, men desværre ikke private ting. Vi vil naturligvis forsøge at passe godt på dine ting, mens du arbejder på SYD FOR SOLEN, men alt hvad du medbringer, er på eget ansvar.